Datenschutzhinweise

1Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten in der Fylio-App und auf fylio.de ist:

E-Mail: admin@fylio.de. Du erreichst Fylio auch über das Kontaktformular.

Einen Datenschutzbeauftragten hat Fylio nicht benannt. Fragen zum Datenschutz beantwortet der Verantwortliche selbst.

2Das Wichtigste in Kürze

• Fylio liest, ordnet und sichert deine Briefe. Die Texterkennung läuft auf deinem Gerät.
• Deine Unterlagen liegen verschlüsselt in deinem Konto auf Servern in Frankfurt am Main.
• Zum Verstehen geht nur der erkannte Text an eine KI in den USA, nie ein Foto und nie die PDF-Datei. Er wird nicht zum Training genutzt.
• Fylio verschickt nichts in deinem Namen, verkauft keine Daten und zeigt keine Werbung.
• fylio.de setzt keine Cookies und keine Statistik ein.

3Diese Website

fylio.de liegt bei Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) und wird über dessen weltweites Netz ausgeliefert. Beim Aufruf verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten: deine IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit sowie Angaben zu Gerät und Programm, mit dem du die Seite öffnest. Das dient der Auslieferung und dem Schutz vor Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Cloudflare löscht diese Daten nach eigenen Angaben nach wenigen Tagen.

Schriften, Bilder und Skripte kommen von fylio.de selbst. Beim bloßen Aufruf lädt die Seite nichts von anderen Anbietern. fylio.de setzt keine Cookies, speichert nichts auf deinem Gerät und nutzt keine Statistik- oder Werbedienste. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Eine Ausnahme ist die Zustimmungsseite für die Verbindung mit ChatGPT oder Claude, die bald kommt: Meldest du dich dort an, merkt sich dein Gerät die Anmeldung im lokalen Speicher, bis du dich abmeldest oder sie abläuft. Das ist technisch nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4Kontaktformular und E-Mail

Schreibst du über das Kontaktformular, speichert Fylio das Thema, deine Nachricht, deine E-Mail-Adresse und, wenn du ihn angibst, deinen Namen, dazu den Zeitpunkt. Die Nachricht liegt in Fylios Datenbank bei Supabase in Frankfurt am Main. Verschickt wird dabei nichts. Ein Mensch liest die Nachricht und antwortet dir per E-Mail.

Zum Schutz vor Missbrauch bildet der Server aus deiner IP-Adresse einen Prüfwert mit geheimem Schlüssel, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt, und zählt, wie viele Nachrichten von dort kommen. Die IP-Adresse selbst speichert Fylio nicht. Den Prüfwert löscht Fylio nach 24 Stunden.

Schreibst du per E-Mail an admin@fylio.de, liegt deine Mail beim Mail-Anbieter INWX (InterNetworX Ltd. & Co. KG, Berlin) auf Servern in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um dein Konto oder deine Nutzung von Fylio geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Fylio möchte Fragen beantworten können. Nachrichten löscht Fylio 12 Monate nach Eingang, außer eine gesetzliche Pflicht verlangt, sie länger aufzubewahren.

5Konto und Anmeldung

Für dein Konto speichert Fylio deine E-Mail-Adresse, eine Konto-Kennung, den Weg, mit dem du dich anmeldest, und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Die Anmeldung läuft über den Anmeldedienst von Supabase in Frankfurt am Main (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ein Passwort gibt es bei Fylio nicht.

Meldest du dich mit Apple, Google oder Microsoft an, bestätigt dieser Anbieter Fylio deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Er erfährt dabei, dass du dich bei Fylio anmeldest. Meldest du dich mit einem Code an, schickt der Anmeldedienst den Code an deine E-Mail-Adresse.

6Deine Dokumente und die Sicherung

Alles, was du in Fylio ablegst, liegt zuerst auf deinem Gerät: die Originale deiner Scans und PDF-Dateien, der erkannte Text, die Auswertungen, Ordner, Akten zu Autos, Wohnungen und Personen, Schlagwörter, Aufgaben, dein Profil und deine Korrekturen.

Fylio sichert diese Daten in deinem Konto bei Supabase (Supabase, Inc., USA), Rechenzentrum Frankfurt am Main. Gespeichert wird verschlüsselt, übertragen ebenfalls. Zugriffsregeln begrenzen jede Anfrage auf dein Konto, der Dateispeicher ist nicht öffentlich. So ist auf einem neuen Gerät nach der Anmeldung wieder da, was Fylio gesichert hat.

Technisch hat der Betreiber Zugriff auf die Server. In deine Unterlagen sieht Fylio nur, wenn das zur Behebung eines Fehlers nötig ist, den du gemeldet hast, und du dem zustimmst.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Briefe enthalten manchmal besonders geschützte Daten, etwa Gesundheitsangaben auf einer Arztrechnung oder die Religionszugehörigkeit auf einem Steuerbescheid. Diese verarbeitet Fylio nur für deine Ablage und deine Fragen, auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die du vor dem ersten Lesen gibst.

7Lesen mit KI

Liest Fylio einen Brief, geht der erkannte Text über Fylios Server an die KI von Anthropic (Anthropic, PBC, USA), dazu die Namen deiner Ordner und Schlagwörter, damit Fylio passend einsortiert. Rechnungen aus deinem Postfach liest der Server direkt nach dem Abruf, mit derselben KI und denselben Regeln.

Fragst du Fylio etwas, gehen deine Frage und der Text der passenden Dokumente mit. Meint deine Frage ein Auto, eine Wohnung oder eine Person, geht außerdem die Liste deiner Akten mit: Namen, Kennzeichen, Anschriften, Zähler- und Seriennummern und belegte Angaben samt der Textstelle, aus der sie stammen. Stellt Fylio ein Dokumentenpaket zusammen, geht ein Verzeichnis deiner Dokumente mit, ohne ganze Seitentexte.

Niemals geht ein Foto oder die PDF-Datei selbst an die KI. Text aus deinen Dokumenten behandelt Fylio als Inhalt, nie als Anweisung.

Anthropic verarbeitet die Daten in den USA. Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach Angaben von Anthropic werden Anfragen über die Schnittstelle nicht zum Training der KI genutzt und nach höchstens 30 Tagen gelöscht, außer bei Verdacht auf Missbrauch.

Bevor Fylio deinen ersten Brief liest, fragt die App nach deiner Zustimmung. Fylio speichert sie mit Zeitpunkt und Textfassung in deinem Konto, damit sie nachweisbar ist (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Rechtsgrundlage sind deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Widerrufen kannst du jederzeit in der App unter Du › Datenschutz. Danach liest Fylio nichts Neues, deine Dokumente bleiben gespeichert.

8Postfach-Import (Pro)

Mit Pro holt Fylio Rechnungen aus bis zu 10 Postfächern. Outlook und Hotmail verbindest du mit deiner Microsoft-Anmeldung, GMX, Web.de, iCloud, T-Online und Yahoo mit einem App-Passwort. Gmail kommt bald.

Die Zugangsdaten liegen verschlüsselt im Tresor des Servers (Supabase Vault) in Frankfurt am Main. Fylio liest Absender, Betreff, Datum und PDF-Anhänge, den Text der Mails übernimmt Fylio nicht. Den Zeitraum wählst du beim Verbinden, danach schaut Fylio alle 5 Minuten nach neuen Rechnungen. Trennen kannst du jederzeit in der App, dann löscht Fylio die Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Gmail kommt bald. Dann gilt zusätzlich: Fylio’s use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Daten aus diesem Zugang nutzt Fylio nicht zum Training einer KI.

9Mitteilungen

Für Mitteilungen speichert Fylio das Push-Kennzeichen deines Geräts. Zugestellt werden sie über den Push-Dienst von Expo (650 Industries, Inc., USA), den Apple Push Notification Service auf iPhone und iPad und Firebase Cloud Messaging von Google auf Android. Mitteilungen vom Server tragen keinen Inhalt deiner Briefe, etwa nur „12 Dokumente gelesen“. Erinnerungen an Fristen plant die App auf deinem Gerät.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ob Fylio Mitteilungen schicken darf, entscheidest du in den Einstellungen deines Geräts.

10App-Aktualisierungen

Kleine Aktualisierungen lädt die App über den Dienst EAS Update von Expo (650 Industries, Inc., USA). Dabei verarbeitet Expo deine IP-Adresse und die Fassung der App, um die passende Aktualisierung auszuliefern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11Texterkennung und Spracheingabe

Die Texterkennung läuft auf deinem Gerät: auf iPhone und iPad mit Apple Vision, auf Android mit ML Kit von Google. Für sie verlässt kein Bild dein Gerät. ML Kit kann nach Angaben von Google Nutzungs- und Leistungsdaten an Google senden, aber keine Bilder und keinen erkannten Text.

Die Spracheingabe läuft ebenfalls nur auf deinem Gerät. Fylio speichert keine Aufnahmen.

12Fehlerberichte

Stürzt die App ab oder tritt ein Fehler auf, schickt sie einen Fehlerbericht in Fylios eigene Datenbank in Frankfurt am Main: Fehlerart, eine bereinigte Meldung, die Stelle in der App, die Fassung der App, Gerät und Betriebssystem. Inhalte deiner Dokumente, Dateinamen, E-Mail-Adressen und Zugangsdaten entfernt die App vorher. Einen fremden Dienst gibt es dafür nicht. Fylio löscht Fehlerberichte nach 90 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

„Problem melden“ in der App öffnet nur eine E-Mail an den Support, die du selbst abschickst.

13Pro-Test und Kontingent

Den kostenlosen Pro-Test gibt es einmal je Gerät. Dafür speichert Fylio einen Hashwert (SHA-256) der Gerätekennung, nie die Kennung selbst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Schutz vor Missbrauch). Außerdem zählt der Server, wie viele Seiten und Fragen du verbraucht hast (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

14Käufe

Abos schließt du in der App ab, auf iPhone und iPad über Apple, auf Android über Google. Kaufen kannst du ab dem Store-Start. Bezahlung, Verlängerung und Kündigung laufen dort, Apple bzw. Google sind dafür selbst verantwortlich. Fylio erfährt nur, welchen Tarif du hast und bis wann er gilt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

15ChatGPT und Claude (bald)

Bald kannst du Fylio mit ChatGPT oder Claude verbinden.

Die Verbindung entsteht nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung auf der Zustimmungsseite von fylio.de (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, für besonders geschützte Daten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Fylio gibt dann nur auf deine Anfrage heraus, was zu ihr passt: wenige Dokumente, kurze Ausschnitte, Kontonummern gekürzt, keine Bilder der Originale.

Über die Verbindung speichert Fylio nur die Zahl der Aufrufe, um eine Obergrenze einzuhalten, und löscht sie nach 2 Tagen. Fragen und Antworten speichert Fylio nicht.

Was du dort fragst und was Fylio dafür liefert, verarbeiten OpenAI (USA) bzw. Anthropic (Anthropic, PBC, USA) nach eigenen Regeln und in eigener Verantwortung, in den USA.

Widerrufen kannst du jederzeit, indem du die Verbindung trennst: in der App unter Du › Datenschutz oder im Assistenten selbst. Der Zugriff endet sofort.

16Empfänger

Fylio gibt deine Daten nur an diese Dienstleister weiter und nur, soweit es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Wer im Auftrag von Fylio arbeitet, ist vertraglich gebunden (Art. 28 DSGVO).

• Supabase, Inc. (USA), Rechenzentrum Frankfurt am Main: Speicherung und Sicherung, Anmeldung, Server-Funktionen, Kontaktformular.
• Anthropic, PBC (USA): Lesen mit KI.
• Cloudflare, Inc. (USA): Auslieferung von fylio.de.
• 650 Industries, Inc. (Expo, USA): Mitteilungen und App-Aktualisierungen.
• Apple und Google: Zustellung von Mitteilungen, Anmeldung, Käufe, auf Android die Texterkennung.
• Microsoft: Anmeldung und Abruf deiner Rechnungen aus Outlook und Hotmail.
• GMX, Web.de, iCloud, T-Online, Yahoo: nur der Abruf deiner Rechnungen, wenn du ein Postfach verbindest.
• InterNetworX Ltd. & Co. KG (INWX, Berlin): E-Mail.
• OpenAI und Anthropic für ChatGPT und Claude, bald und nur, wenn du verbindest.

17Übermittlung in die USA

Einige Empfänger sitzen in den USA. Fylio übermittelt dorthin nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, etwa für Unternehmen, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert sind (Art. 45 DSGVO), oder der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln bekommst du auf Anfrage.

18Speicherdauer

19Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Dein ganzes Archiv lädst du jederzeit selbst herunter, auch ohne Abo: in der App unter Du › Name, Anschrift, Konto › Meine Daten herunterladen.

Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Schreib dafür an admin@fylio.de oder nutze das Kontaktformular.

20Beschwerde bei der Aufsicht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für Fylio ist:

21Pflichtangaben und keine automatisierte Entscheidung

Ohne E-Mail-Adresse bzw. Anmeldung kann Fylio kein Konto anlegen. Ohne deine Zustimmung zur KI kann Fylio deine Briefe nicht lesen. Alles andere gibst du freiwillig an.

Fylio trifft keine Entscheidungen, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder dich ähnlich erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Wohin Fylio einen Brief legt, ist ein Vorschlag, den du jederzeit änderst.

22Änderungen

Ändert sich, wie Fylio Daten verarbeitet, passt Fylio diese Hinweise an. Die jeweils gültige Fassung steht hier, Fassung und Stand stehen am Ende.